Avec le renforcement du télétravail, la signature des documents professionnels s’effectue de plus en plus à distance. Contrat de vente ou de travail, appel d’offres, déclaration fiscale… à chaque document sa signature électronique.
Comment signer ses documents professionnels à distance ?
Le temps est loin où une masse de paperasse devait transiter par la poste pour être authentifiée. Aujourd’hui, il est devenu courant de signer ses documents professionnels par voie numérique. Fini les impressions de fichiers interminables, la digitalisation facilite grandement la vie des entreprises. Pour qu’un accord soit authentifié, quelques minutes suffisent. Il y a néanmoins signature et signature. Tous les documents signés à distance ne sont pas soumis aux mêmes procédures. Du simple contrat de collaboration à la certification d’un acte authentique, le niveau de sécurisation augmente.
Comment signer ses documents par voie électronique ?
La solution de la signature électronique s’est grandement démocratisée dans les entreprises depuis la pandémie. Il n’est plus rare que le mobilier de bureau d’un responsable des ressources humaines s’assimile à un ordinateur posé sur un plateau.
À l’inverse de la signature manuscrite, la signature électronique ne consiste pas à signer sur un document numérique. Elle passe par un procédé appelé cryptologie. Ce système de codages croisés a pour effet d’associer l’identité du signataire et l’intégrité du document en un temps donné. C’est cette conjonction d’opérations qui rend la signature électronique authentique. Elle engage ainsi juridiquement en cas de contrôle ou de litige.
Les différents outils de la signature électronique
Si le tampon encreur sert encore à de nombreuses entreprises, notamment pour les courriers et les documents imprimés, la signature digitale propose des outils de plus en plus sophistiqués. À côté de la signature électronique sécurisée intégrable, il existe des logiciels dits « sur poste client ». Ces logiciels permettent de signer des documents par lots. D’autres outils permettent de créer un circuit de validation via la cosignature.
Une signature électronique basique suffit à la validation d’un contrat simple (d’assurance par exemple). Si l’identité du signataire et la preuve du consentement sont indispensables, la signature électronique est dite avancée. On retrouve ce procédé dans les compromis de vente par exemple. La plus sécurisée des signatures électroniques est la signature qualifiée. Cette dernière impose une rencontre physique préalable entre les signataires (octroi d’un marché public par exemple).
Bien sûr, la signature électronique a la même force probante que la signature sur papier. Néanmoins, la loi insiste : une telle signature doit reposer sur un « procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte auquel elle s’attache » (Art. 1366 et 1367 CCil).